Ewidencja zabiegów ochrony roślin – co musi zawierać i jak ją prowadzić

Czym jest ewidencja zabiegów ochrony roślin?

Ewidencja zabiegów ochrony roślin jest obowiązkową dokumentacją użytkownika profesjonalnego. Obowiązek wynika z art. 67 rozporządzenia (WE) nr 1107/2009. Treść i format dokumentacji określa rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2023/564, stosowane od 1 stycznia 2026 r. W Polsce obowiązek uzupełnia ustawa o środkach ochrony roślin.

Ewidencja służy trzem celom. Inspektor PIORiN sprawdza na jej podstawie, czy środek zastosowano zgodnie z etykietą. Odbiorca płodów rolnych potwierdza nią bezpieczeństwo surowca. Rolnik planuje z niej rotację substancji czynnych na następny sezon.

Kto musi prowadzić ewidencję zabiegów ochrony roślin?

Ewidencję zabiegów prowadzi każdy użytkownik profesjonalny, czyli osoba stosująca środki ochrony roślin w działalności zawodowej. Rolnik, sadownik, ogrodnik i firma usługowa są użytkownikami profesjonalnymi. Powierzchnia gospodarstwa nie ma znaczenia.

Przy zabiegu usługowym dokumentację prowadzi wykonawca zabiegu. Rozporządzenie 2023/564 zobowiązuje wykonawcę do zapewnienia zleceniodawcy dostępu do dokumentacji albo jej kopii bez zbędnej zwłoki. Rolnik zlecający oprysk przechowuje tę kopię razem z własną ewidencją.

Jakie dane musi zawierać ewidencja zabiegów?

Zakres danych określa załącznik do rozporządzenia 2023/564. Zakres obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. niezależnie od tego, czy ewidencja jest papierowa, czy elektroniczna.

Numer zezwolenia znajduje się na etykiecie i w rejestrze środków ochrony roślin prowadzonym przez MRiRW. Przyczynę zabiegu zapisuje się jako sposób realizacji wymagań integrowanej ochrony roślin; tak samo formułuje to instrukcja ARiMR do rejestru zabiegów agrotechnicznych.

Dane, które warto dopisać

Poniższe dane wykraczają poza załącznik do rozporządzenia. Wymagają ich systemy jakości i odbiorcy, a przy kontroli rozstrzygają wątpliwości na korzyść rolnika.

Faza BBCH i godzina zabiegu są w rozporządzeniu wymagane „w stosownych przypadkach". Wpisywanie ich przy każdym zabiegu usuwa pytanie, czy dany przypadek był stosowny.

Jak wygląda przykładowy wpis w ewidencji?

Przykład pokazuje jeden zabieg fungicydowy w pszenicy ozimej.

Pełny układ tabeli z opisem kolumn zawiera tekst ewidencja zabiegów ochrony roślin – wzór.

W jakiej formie prowadzić ewidencję: zeszyt, Excel czy aplikacja?

Dla zabiegów wykonanych do 31 grudnia 2026 r. ewidencja papierowa jest w Polsce wystarczająca. Dla zabiegów wykonanych od 1 stycznia 2027 r. ewidencja ma formę elektroniczną w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Przesunięcie terminu z 2026 na 2027 rok wprowadziła ustawa z 21 listopada 2025 r.

Do końca 2029 r. obowiązuje w Polsce wydłużony termin przeniesienia zapisów: dane o zabiegach z danego roku wprowadza się do ewidencji elektronicznej do 31 stycznia roku następnego. Szczegóły opisuje tekst elektroniczna ewidencja zabiegów od 2027 roku.

Rejestr zabiegów ŚOR w PDF — z wpisów, które już masz

Zapisz zabieg w dniu wykonania: środek z rejestru MRiRW, dawka, BBCH, warunki pogodowe. Rejestr pobierzesz jako PDF — na kontrolę, dla odbiorcy, do segregatora.

Wypełnij rejestr w aplikacji

Jak długo przechowywać ewidencję zabiegów?

Ewidencję zabiegów ochrony roślin przechowuje się co najmniej 3 lata. Okres ten wynika wprost z art. 67 rozporządzenia 1107/2009. Systemy jakości, rolnictwo ekologiczne i umowy kontraktacyjne wyznaczają dłuższe okresy – wtedy obowiązuje okres najdłuższy.

Kto kontroluje ewidencję i co grozi za jej brak?

Ewidencję zabiegów kontroluje Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa. Na żądanie inspektora użytkownik profesjonalny przekazuje informacje z dokumentacji bez zbędnej zwłoki. Gdy inspektor żąda danych w formacie elektronicznym przed upływem terminu na ich przeniesienie, rolnik przekazuje je w ciągu 10 dni roboczych albo przed końcem tego terminu – zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

Nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji podlega karze grzywny na podstawie ustawy o środkach ochrony roślin. Rolnik pobierający płatności odpowiada dodatkowo w ramach warunkowości: zastosowanie środka niezgodnie z etykietą skutkuje obniżeniem płatności, a ewidencja jest dowodem, że zabieg był zgodny.

Ewidencję dla każdego pola z osobna porządkuje karta pola. Zabiegi wymagane przy ekoschematach trafiają równolegle do rejestru zabiegów agrotechnicznych. Dane do wszystkich trzech dokumentów zapisuje się raz – w aplikacji KartaPola jako pracę przypisaną do pola.